مدیریت زمان یک چالش بزرگ است؛ تصور کنید، جلسه‌ای دیر وقت در بعد از ظهر که به مدت یک ساعت برنامه‌ریزی شده بود، بیشتر از ۷۵ دقیقه طول کشید. شما می‌دانید که هنوز یک ایمیل مهم دارید که باید ارسال کنید و حالا بین دیر فرستادن ایمیل یا بیرون آوردن لپ تاپ در وسط جلسه، باید یکی را انتخاب کنید. در ظاهر، مودب هستید، در بحث و گفت‌وگوها شرکت می‌کنید و به همکارتان که جلسه را اجرا می‌کند متفکرانه پاسخ می‌دهید، اما در باطن، اذیت می‌شوید. این شرایط یک گام بزرگ در محدودیتهای زمانی شما خواهد بود.

«الیزابت گریس ساندرز» مربی مدیریت زمان و بنیانگذار Real Life E Time Coaching & Speaking و همچنین نویسنده دو کتاب «چگونه وقت خود را مثل پول سرمایه گذاری کنید» و «مدیریت زمان الهی» در این باره می‌نویسد: «من به عنوان یک مربی مدیریت زمان، روش‌های مختلفی را دیدم که مردم با موفقیت، با همکاران خود مرزها را تعیین کردند و ممکن است باتوجه به شغل، فرهنگ کار و همکاران شما متفاوت باشد». او چند نمونه از مرزهای زمانی و راه‌کارهایی برای برقراری ارتباط با دیگران را ارائه می‌دهد که در ادامه بررسی می‌کنیم. 

آن‌چه در این مطلب خواهید خواند:

مدیریت زمان تعیین جلسات

مدت زمان جلسات

مدیریت زمان با جلسات کاری متمرکز

محدود کردن راه‌های ارتباطی

مدیریت زمان تعیین جلسات

مشخص کردن بخش‌هایی از تقویم به عنوان روز شلوغ، اولین گام درست است. به دنبال مواقعی باشید که نمی‌توانید یا نمی‌خواهید ملاقات یا جلسه‌ای داشته باشید، مثل قرارهایی قبل یا بعد از زمان معین ساعت کاری. می‌توانید تقویم خود را به خاطر برنامه رفت و آمدتان محدود کنید، زیرا فرزندان خود را به مدرسه می‌برید یا به این دلیل که مایل هستید قسمت اول روزتان را برای تمرکز بیشتر صرف کنید. هدف در اینجا این است که مدت معینی را در برنامه خود تنظیم کنید، بنابراین دیگران شما را به عنوان فردی پر مشغله و غیرقابل دسترس می‌بینند.

اگر در این بازه زمانی درخواست ملاقاتی داشتید، زمان جایگزینی را پیشنهاد کنید. اگر توان تنظیم مجدد جلسات را ندارید یا این کار گروه بزرگی را درگیر می‌کند، باید تصمیم بگیرید که شرکت در این جلسه برای شما ضروری است یا می‌توانید در آن جلسه شرکت نکنید. در برخی موارد، ممکن است شما برای تعیین مرزهای مربوط به زمان جلسات آنقدر توانایی نداشته باشید، مانند هماهنگی در محدوده زمانی بین‌المللی یا اواسط هفته در یک پروژه مشاوره. در این موارد، باید از اختیار خود براساس موقعیت استفاده کنید. در صورت امکان مانع از برگزاری جلساتی شوید که باعث می‌شود از زمان خوابتان بزنید و یا در اواسط شب از خواب بیدار شوید. به احتمال زیاد، نتیجه این جلسات به دلیل کم‌خوابی که متحمل شدید، در روز بعد برایتان ارزشی نخواهد داشت.

خواندن این مطلب ممکن است برای شما مفید باشد: عاداتی که برای موفقیت در محیط کار باید از آن‌ها پرهیز کنید

مدت زمان جلسات

جلساتی که کند پیش می‌روند می‌توانند تاثیر چشمگیری در برنامه شما داشته باشد. اگر به طور میانگین سه جلسه در روز ۱۵ تا ۲۰ دقیقه بیشتر از زمان پیش‌بینی شده  وقت بگیرد، یک ساعت از وقت شما تلف می‌شود. این استراتژی‌ها می‌تواند در حفظ محدودیت زمانی جلسات کمک کننده باشد: 

• ابتدا، مدت زمان جلساتی را که می‌خواهید برگزار کنید تعیین کنید. به عنوان مثال، به جای برنامه‌ریزی یک جلسه شصت دقیقه‌ای به صورت پیش فرض، یک دعوت‌نامه برای شرکت در جلسه‌ای نیم‌ساعته با یک برنامه مشخص و متمرکز ارسال کنید.
• دوم، جلسات مختلف را نزدیک به هم تنظیم کنید تا مجبور شوید جلسات فعلی را در زمان مناسب یا چند دقیقه قبل خاتمه دهید و از دیر رسیدن به جلسه بعدی جلوگیری شود. به خاطر داشته باشید، این می‌تواند به مدیریت زمان سایر شرکت کنندگان نیز کمک کند، زیرا ممکن است آن‌ها هم تعهدات پشت سر هم داشته باشند.
• در نهایت، در ابتدا قصد خود را بیان کنید. به عنوان مثال، «کار من ساعت ۲:۳۰ تمام می‌شود، بنابراین لازم است در این مدت زمان به بررسی موارد مهم بپردازیم». سپس وقتی‌که ۵ تا ۱۰ دقیقه زمان تا پایان جلسه مانده، وضعیت را بیان کنید: «حدود ده دقیقه زمان باقی‌مانده، مهم‌ترین چیزی که قبل از اتمام جلسه باید بررسی کنیم، چیست؟». پیگیری جلسه در کل برای پایان دادن به موقع بسیار مهم است.

مدیریت زمان با جلسات کاری متمرکز

داشتن زمان متمرکز برای انجام وظایف، برای بسیاری از افراد مهم است، بنابراین شما باید در تنظیم حد و مرزهای زمانی آن را درنظر بگیرید. اولین اقدام می‌تواند مشخص کردن روزهای پرمشغله در تقویم باشد. برخی از افراد این کار را دو روز در هر هفته در ساعتی معین، مانند ساعت ۹ تا ۱۱ صبح انجام می‌دهند. افراد دیگر تصمیم می‌گیرند که هر هفته زمان لازم را برای انجام پروژه‌ها محدود کنند. از روشی که برای شما مفید است، استفاده کنید.

اینکه به چه مرزهایی نیاز دارید و چه مرزهایی را می‌توانید تعیین کنید به برنامه‌ریزی شخصی شما و همچنین شغل شما بستگی دارد. اما با استفاده از این راهکارها، به احتمال زیاد می‌توانید مرزهای بیشتری را با همکاران خود تعیین کنید، بنابراین نه تنها از نظر سایرین مودب به نظر می‌رسید، بلکه از درون نیز احساس آرامش خواهید داشت. 

اگر همکاران شما سعی می‌کنند جلسات را در روزهای پرمشغله شما برنامه‌ریزی کنند - یا برای گپ زدن در کارتان وقفه بیاندازند - زمان دیگری را پیشنهاد دهید.می‌توانید برای اینکه در پیگیری زمان متمرکز خود کمک کرده باشید، نوعی سد فیزیکی ایجاد کنید. اگر اتاق شما دری دارد، آن را ببندید. چند ساعت کار متمرکز بیشتر از در دسترس بودن ثابت برای تیم شما ارزش دارد. اگر اتاقتان در ندارد (یا اگر همکارانتان حتی وقتی در اتاق بسته است، وارد می‌شوند)، به دنبال مکانی دنج باشید؟، یک اتاق کنفرانس، یک دفتر دیگر یا حتی یک کافی‌شاپ. دور از چشم بودن یکی از موثرترین راهبردها برای تعیین مرزها است.

محدود کردن راه‌های ارتباطی

یکی دیگر از عوامل حواس پرتی‌ رایج، ارتباط مداوم و مستقیم از طریق همکاران است، خواه از طریق تلفن، گپ آنلاین، ایمیل و یا به صورت حضوری. نحوه ارتباط همکارانتان با شما می‌تواند بر چگونگی ایجاد اختلال در ارتباطات تاثیر بگذارد، اما با کنترل نحوه رسیدن این پیام‌ها به شما، می‌توانید تاثیر آن‌ها را کمتر کنید. به عنوان مثال، در من در شغلم، مشتریان را ترغیب می‌کنم که در قدم اول از طریق ایمیل با من ارتباط برقرار کنند. به این ترتیب آن‌ها می‌توانند هر ساعت از روز یا شب، هر روز از هفته با من تماس بگیرند، اما من تا زمانی که آماده پاسخگویی نباشم تماس‌ها را نمی‌بینم، معمولا از شنبه تا چهارشنبه در دفترم هستم. اگر شخصی از طریق دیگری به من مراجعه کند، به طور کلی به پیام آن‌ها با استفاده از ایمیل پاسخ خواهم داد و در صورت لزوم، تاکید می‌کنم که روش ارتباطی مورد نظر من ایمیل است. مشاهده نکردن پیام تا روزکاری دیگر، من را از وسوسه پاسخ دادن به آن‌ها در شب‌ها و آخر هفته باز می‌دارد. همچنین به من کمک می‌کند تا ارتباط بی‌پاسخ را در ذهنم نداشته باشم، بنابراین می‌توانم کاملا از کار جدا شوم.

حتی اگر همیشه نمی‌توانید امر کنید که چطور مردم با شما ارتباط برقرار کنند، بسیاری از اوقات با پاسخگو بودن، می‌توانید انتظارات را به وجود آورید. به عنوان مثال، ممکن است در ساعت ده شب یک پیام متنی مربوط به کار دریافت کنید، بهتر است صبح روز بعد به آن پاسخ دهید. یا ممکن است پاسخگویی به پیام‌های آخر هفته را شنبه انجام دهید. البته مواردی وجود دارد که در این مرزبندی‌ها جای نمی‌گیرند، مانند این که اگر مسئولیت موضوعاتی مربوط به حمل‌و‌نقل بین‌المللی را بر عهده داشته باشید. اما در بسیاری از موارد، می‌توانند پاسخ به پیام‌ها را در چارچوب زمانی تعیین‌شده خود یا هر زمان مناسب دیگری انجام دهید. در بعضی موارد، حتی ممکن است بخواهید صریح و روشن باشید و بگویید «من الان به این پیام پاسخ می‌دهم. اما می‌خواهم بدانید من معمولا به پیام‌های آخر هفته تا دوشنبه پاسخی نخواهم داد».